Home / Kumpulan Tugas / Pengembangan Organisasi dan Birokrasi

Pengembangan Organisasi dan Birokrasi

Posted by Mulyandaru Trianto Thursday, April 9, 2015 1 komentar

Analisis pengembangan organisasi di Perusahaan Rokok Polo

Salah satu Organisasi yang kurang berkembang saya mengambil Organisasi di Perusahaan Rokok Polo. Organisasi tersebut tidak bisa berkembang, dimana ada dugaan bahwa tingkat perkembangan organisasi tersebut di pengaruhi oleh kemampuan managerial dari pemimpin, kurangnya penerapan konsep managerial gird maupun keterbatasan kemampuan Sumber Daya Manusia yang di miliki oleh organisasi. Sejauhmanakah Kemampuan Managerial bagi seorang pemimpin itu mempengaruhi tingkat perkembangan organisasi?

Di dalam suatu Organisasi Perusahaan, tingkat perkembangan kali ini sudah tidak terasa akan dapat katakan sebagai jaman modern yang serba canggih dan juga baik secara tehnologi maupun secara perekonomian. Serba canggih ini bisa disebut sebagai era globalisasi dan juga dapat dikatakan sebagai transformasi ekonomi pengetahuan. Faktor paling penting yang menentukan akan majunya perekonomian bagi suatu Perusahaan adalah di tentukan dari sistem informasi dan tehnologi informasi yang dimiliki oleh Perusahaan tersebut. Karena tanpa kemajuan tehnologi informasi maka Perusahaan tersebut sulit untuk berkembang. Tehnologi informasi itu akan membawa perubahan dengan menyampaikan perkembangan perekonomian yang akan terjadi di dunia. Perubahan-perubahan itu akan berpengaruh pada pola pikir dan penciptaan nilai yang akan berfungsi bagi bisnis dan manajemen. Dalam situasi yang sedemikian rupa seperti ini diperlukan seorang pemimpin yang bukan hanya dapat mengefektifkan segala segmen atau divisi yang ada tetapi harus dapat mengatur yang terkait demi kemajuan perusahaan yang dipimpin. Sebagai bukti bahwa seorang pemimpin itu berhasil bukan hanya sebagai pemimpin yang baik yang mampu memberikan motivasi yang konsisten terhadap karyawan atau anak buahnya untuk mendorong mereka mencapai keberhasilan dan kualitas kinerja mereka, tetapi seorang pemimpin juga harus dapat selalu mencari cara yang sudah tentu pasti harus berpikir keras untuk meningkatkan juga produksi dan standard perusahaan. Seorang pemimpin yang dapat dikatakan memiliki kemampuan manajerial yang baik adalah seorang pemimpin yang memiliki ketrampilan manajerial dalam melaksanakan pekerjaan dengan atau tanpa adanya orang lain. Ketrampilan manajerial ini dapat tergambar dari bagaimana cara sang pemimpin untuk mendidik, memotivasi, mengembangkan akan potensi karyawan atau anak buahnya sampai kepada cara bagaimana sang pemimpin ini untuk memutuskan untuk mem-phk akan karyawannya.

Lngkah-langkah keterampilan manajemen yang harus dikembangkan sebagai seorang pemimpin dalam bekerja untuk dapat menciptakan tim yang efektif berkualitas, yaiyu :

Observasi : Ini merupakan aspek penting yang sering tidak diperhatikan karena tuntutan pada waktu pemimpin dan jadwal. Pengamatan dan kunjungan rutin ke lingkungan kerja adalah prioritas dan harus dijadwalkan ke dalam kalender. Mengamati karyawan di tempat kerja, prosedur, interaksi dan alur kerja merupakan dasar untuk menerapkan penyesuaian untuk meningkatkan hasil. Untuk memiliki kredibilitas, seorang pemimpin harus dilihat dan dikenal up to date dengan apa yang terjadi di tempat kerja.

Memonitor Kinerja Karyawan: Cara kerja atau kinerja karyawan perlu dipantau dan diperhatikan dengan cara melihat kebijakan dan prosedur yang harus jelas. Melakukan pertemuan atau meeting harus secara teratur dan tidak hanya ketika ada masalah. Penilaian dan evaluasi seharusnya tidak hanya formalitas semua atau dilihat sebuah dokumen yang diperlukan yang harus dilakukan dan diajukan pergi. Pertemuan secara Individu dan kelompok harus dilakukan tidak hanya untuk memantau cara kerja atau kinerja saja, tetapi dengan harapan untuk dapat juga mengembangkan ke-profesional dan dukungan. Harus adanya dorongan yang sering dilakukan serta kriteria-kriteria yang jelas yang berguna untuk mencapai akan tujuan supaya berjalan dengan baik untuk kelompok dan individu.

Pelaksanaan Program Pengembangan Profesional : Seorang pemimpin yang baik dalam hal me-manajerial adalah dengan dapat mengevaluasi kelemahan dan memberikan pelatihan dan pengembangan strategi untuk memperkuat keterampilan lemah dalam tim.

Menunjukkan Bekerja Pengetahuan dan Keahlian : Kepemimpinan yang baik berasal dari tempat pengetahuan yang kuat dan pengalaman produksi dan proses menuju hasil. Jika seorang pemimpin tidak memiliki semua keahlian dan pengetahuan pribadi, maka konsultasi teratur dengan para ahli yang terlibat dalam departemen harus diadakan. Hal ini penting untuk menjaga keseluruhan gambaran yang akurat dan informasi.

Bijaksana dalam pengambilan suatu Keputusan : Kepemimpinan yang baik dicirikan oleh kemampuannya untuk membuat keputusan yang baik. Seorang pemimpin harus dapat mempertimbangkan semua faktor yang berbeda sebelum membuat keputusan. Perusahaan harus jelas akan keputusannya, dan di padukan dengan kemauan dan fleksibilitas untuk beradaptasi dan menyesuaikan keputusan bila perlu, supaya dengan begitu dapat menghaslkan akan suatu bentuk kepercayaan kepada pola kepemimpinanbagi kayawan atau anak buahnya.

Kemampuan untuk Perilaku dan Evaluasi Penelitian: Penelaahan dan penelitian sangat penting dilakukan untuk menjaga di ujung tombak dalam bisnis. Sementara mengelola akan urusan perusahaan hadir untuk memastikan akan keunggulan dalam produk dan kinerja. Seorang pemimpin yang baik harus mampu melihat ke masa depan. Melakukan penelitian dan evaluasi merupakan cara penting untuk perencanaan dan dipersiapkan untuk masa depan.

Bila langkah-lngkah itu dapat dilakukan oleh seorang pemimpin maka dapat dikatakan bahwa pemimpin itu dapat disebut sebagai pemimpin yang dapat memanajerial akan perusahaannya dengan baik dan dapat membangun akan landasan yang kokoh bagi suksesnya perusahaan yang dikelolanya.

Konsep Managerial Grid yang seperti apa yang dapat diimplementasikan bagi organisasi kurang berkembang ini? Dan sejauh manakah implementasinya?
Dalam organisasi tim diberi kepercayaan untuk mengimplementasikan e-Learning di suatu perusahaan. Misi yang di emban seiring dengan visi di perusahaan tersebut untuk membangun sumber daya manusia yang mumpuni untuk mendukung perusahaan menjadi world-class company tahun 2015. Implementasi e-Learning tersebut bertujuan untuk optimalisasi kinerja sistem e-learning dan segenap perangkat pendukung meliputi :

(1) Learning Management System (LMS)

(2) Infrastruktur e-Learning

(3) Tata kelola sistem dan perangkat organisasinya.

Peningkatan kapasitas e-Learning yang dilakukan karena meningkatnya potensi pembelajaran yang harus dilakukan di perusahaan tersebut. Tahap pertama yang kami lakukan adalah analisa kebutuhan kapasitas pembelajaran tersebut. Dengan mengetahui kebutuhan kapasitas ini , maka akan dapat diperoleh peta kebutuhan infrastruktur, performa sistem, serta tata organisasi yang dapat menyokong operasi sistem.

Sebagaimana kita bersama ketahui, sistem e-Learning ini tidak seperti sistem website perusahaan yang bisa ditinggal setelah kita deploy. Sistem e-Learning memerlukan engaging organization yang menopang operasionalnya. Sistem ini dirancang untuk memberikan manfaat yang besar kepada stakeholdernya berupa media teknologi yang bisa digunakan oleh semua pekerja untuk meningkatkan diri dan kompetensinya dalam kerangka meningkatkan kualitas perusahaan tersebut.

Perancangan eLearning harus dilandasi oleh kebutuhan pembelajaran yang ada pada institusi tersebut. Kebutuhan ini dapat dilihat dari :

a) urgensi pembelajaran

b) kebutuhan sumberdaya manusia dengan kompetensi tertentu

c) massiveness atau volume

d) positioning peningkatan kualitas sdm dalam menyokong visi dan isi perusahaan

Pada saat empat faktor pokok tersebut sudah terdefinisikan maka berikutnya adalah tinggal menentukan konsep model pembelajaran yang tepat dengan memanfaatkan sistem e-Learning ini.

Dalam kaitannya dengan penerapan e-Learning di perusahaan tersebut, dalam kurun waktu 4 bulan sistem e-learning sukses diimplementasikan. Tahapan selanjutnya adalah meningkatkan engagement dengan penyediaan konten-konten yang bermanfaat untuk pekerja di lingkungan perusahaan tersebut.

Menurut saudara untuk mengembangkan sebuah organisasi perlukah menggunakan tenaga ahli dari luar?? Dan sampai kapan tenaga ahli tersebut digunakan?

Menurut saya merekrut tenaga tingkat manajerial merupakan aktivitas yang tidak murah. Tak jarang perusahaan harus menggunakan konsultan tenaga kerja dari luar untuk melaksanakan rekrutmen dan seleksi calon pegawai yang cocok. Cara yang lebih jitu lagi meojaring calon yang tepat adalah secara aktif mencari di dalam kalangan industri dan bila perlu membajaknya dari perusahaan lain. Semua itu tentu dengan biaya yang tidak sedikit bagi perusahaan yang membutuhkan tenaga manajer tersebut.

Usaha yang kompleks dan tidak murah ini belum juga menjamin kesesuaian antara calon pegawai dengan jabatan yang bakal diisinya. Ketidak cocokan bisa karena ternyata si calon itu tidak memenuhi sejumlah syarat kerja, atau malah si calon itu sendiri yang setelah ia tahu lebih banyak mengenai pekerjaannya merasa kurang pas dengan kedudukan barunya.

Bila ini keadaannya, maka dapat diperkirakan bahwa cepat atau lambat si pegawai itu akan mental atau hengkang dari tempat kerja. Hal yang amat merugikan perusahaan sekiranya pegawai tersebut sebenarnya termasuk pekerja yang baik dan penuh potensi.

Membuat Betah Gaji tinggi, fasilitas lengkap, serta jabatan atau ke-dudukan yang jelas tak selalu menjamin betahnya seorang pegawai, apalagi untuk tingkat manajerial ke atas. Sebagai orang baru, hal-hal itu tentu menjadi pertimbangan. namun, selang beberapa waktu, tentu ada hal-hal lain yang bakal dicarinya.

Upaya untuk membuat pegawai baru betah, apalagi bila diketahui ia tipe yang penuh inisiatif, eneriik, dan ogah rutinitas, harusnya dimulai sejak awal, kala ia baru masuk. Pada bulan pertama diperkenalkan kepada lingkungan kerjanya serta tugas-tugasnya secara spesifik. Bersamaan dengan itu pula sang pegawai baru di-expose pada budaya perusahaan, yakni pola perilaku segenap warga perusahaan yang mencerminkan sistem nilai yang dianut perusahaan.

Untuk para manajer baru yang tugasnya berhubungan dengan banyak unit lain dalam perusahaan, maka ada baiknya ia pun mengenali fungsi dan tugas unit-unit itu. Beberapa perusahaan besar bahkan mengharuskan para manajer tersebut untuk mengikuti hands on training di beberapa unit yang relevan. Ini pengalaman yang penting mengingat bahwa dalam tugasnya kelak sang manajer bakal berhubungan banyak dengan unit-unit tersebut sehingga perlu memahami pola kerjanya sedetail mungkin.

Dalam proses ini, yang bisa saja berlangsung sampai setahun, trainee yang bakal menduduki jabatan eselon manajemen ini berinteraksi dengan banyak pihak; dengan kalangan pelaksana, penyelia, manajer, dan tak jarang pula dengan pimpinan perusahaan. Kerapkali momen sosialisasi seperti ini menjadi faktor yang turut mendu-kung kemajuan karir trainee tersebut.

Selain itu, pelatihan dalam bidang organisasi, komunikasi, maupun bidang-bidang lain yang menunjang ketrampilan manajemen, merupakan masukan berharga bagi calon manajer. Apa lagi bila materi pelatihan disajikan oleh praktisi-praktisi yang mengenai betul kondisi dan iklim kerja di perusahaan. Memang, sekali lagi, ini bentuk perhatian pada calon-calon manajer yang harganya tentu mahal.

Tetapi ini harus dipandang sebagai investasi perusahaan untuk memiliki jajaran manajer yang trampil, mampu, dan punya wawasan yang sejalan dengan cita-cita dan falsafah perusahaan. Dari sudut si calon manajer sendiri, ini merupakan perlakuan yang tentunya memperkaya pengetahuan dan kemampuan individualnya, yang pada gilirannya bisa berperan besar dalam menumbuhkan loyalitasnya pada perusahaan.

Ibarat bayi yang baru lahir dan memasuki dunia baru, maka enam bulan pertama seorang pegawai baru adalah masa-masa kritis yang menentukan sikap dan pandangannya terhadap perusahaan maupun pekerjaannya.

Betah dan Berprestasi Bagi pegawai baru yang dipersiapkan untuk menduduki jabatan manajerial, tentunya ada harapan bahwa ia diberi kesempatan untuk menunjukkan kemampuannya. Percuma mereka sekolah tinggi-tinggi bila kesempatan itu tak kunjung tiba. Oleh karena itu, suatu kesalahan besar bila pada saat ia masuk ia langsung diantar ke meja atau ruangannya, lantas didiamkan. Perusahaan mungkin menganggap bahwa pasti pegawai baru itu akan segera bersibuk diri dalam pekerjaan. Dugaan yang cenderung meleset karena siapa pun juga dan sehebat apa pun orangnya butuh tuntunan dalam orientasi pekerjaan. Lantas ia butuh kesempatan untuk mempraktekkan segala pengetahuan sekolahnya secara konkrit di tempat kerja.

Hal lain yang dapat membuat orang baru dalam perusahaan semakin betah adalah apabila dalam bulan-bulan pertama ia sudah dilibatkan dalam beberapa persoalan perusahaan yang cukup penting. Ini kesempatan pula baginya untuk menyumbangkan pikirannya dalam rangka pemecahan masalah. Syukur-syukur bila sumbang sarannya benar-benar diperhatikan dan kalau memang itu usul yang pantas diterapkan. Secara psikologis hal ini dapat diterangkan sebagai proses daur pengalaman yang menguatkan perilaku tertentu yang dikehendaki. Pegawai baru tersebut akan memperoleh rasa puas yang sifatnya menguatkan keputusannya semula untuk masuk dalam perusahaan.

Untuk menciptakan kondisi kerja seperti itu, maka perusahaan sebenarnya dapat merancangnya sejak awal. Selain tugas-tugas yang relatif rutin yang dibebankan pada manajer baru tersebut, maka dapat pula disisipkan beberapa tugas lain yang sifatnya khusus. Misalnya, ia si manajer baru dapat dimasukkan ke dalam suatu tim yang menangani proyek tertentu. Tentunya tugas-tugas khusus yang diberikan itu harus sesuai dengan bidang keahliannya. Selain itu, tingkat kesulitan yang dihadapi dalam tugasnya hendaknya proporsional dengan statusnya sebagai orang baru.

Banyak pula perusahaan yang menggunakan sistem mentor dalam program orientasi tenaga manajerial baru. Yang biasa dikaryakan untuk tugas mentor ini adalah para eksekutif senior. Cara ini memungkinkan manajer baru untuk lebih cepat mengenal medan. la pun akan menyerap informasi-informasi dan trick-trick dalam tugasnya yang mungkin tak bisa diperoleh melalui pola orientasi lain. Mentor akan memberi tahu titik-titik bahaya yang perlu dihindari, kesempatan-kesempatan mana yang bakal muncul dan dimanfaatkan, serta 100 hal-hal lain kecil maupun besar yang bisa membuat manajer baru lebih efektif lebih cepat.

Yang penting, si mentor memberi informasi tidak berdasarkan kerangka teoritis belaka tetapi sudah dicampurnya dengan unsur pengalaman dan kebijaksanaan yang diperoleh melalui proses kerja bertahun-tahun.

Tentunya perusahaan harus selektif dalam memilih mentor. Gunakan eksekutif-eksekutif atau tenaga senior lainnya yang benar-benar kompeten dan punya keinginan untuk membimbing tunas baru. Ini penting karena yang ditangani adalah kader-kader calon penerus perusahaan. Sikap dan cara kerja yang akan tumbuh pada mereka bisa banyak ditentukan oleh pengalaman dini yang dilewati semasa di bawah pengawasan dan bimbingan mentor.

Penting pula bagi manajer baru yang sedang dalam masa orientasi seperti di atas untuk memperoleh umpan balik yang cukup. Performance appraisal penilaian karya terhadap aktivitas kerjanya tiap 3 bulan selama satu atau dua tahun dinilai banyak ahli perusahaan sebagai tidak berlebihan. Tak perlu terlalu repot melaksanakan ini, cukup satu session tatap muka untuk mengutarakan apa yang telah dilakukan selama ini, mana yang dianggap benar atau efektif, mana yang kurang tepat, dan kira-kira apa yang bakal dihadapinya dalam waktu yang akan datang.

Memang, tampaknya cukup rumit untuk mengurusi orang yang baru memasuki sebuah perusahaan. Tetapi bila ini menyangkut tenaga yang dipandang penting oleh perusahaan, maka mau tak mau upaya ini harus ditelusuri. Dalam suasana kompetitif seperti sekarang, Tenaga kerja yang baik pada dasarnya tak bisa dibeli, paling-paling hanya bisa disewa beberapa tahun saja. Oleh karena itu penting menumbuhkan rasa betah dan loyal pada dirinya, agar penyewaan terha-dapnya berlangsung terus.

Menurut saudara bagaimanakah upaya yang harus di tempuh bagi organisasi untuk pengembangan SDM agar mencapai tingkat produktivitas kerja yang tinggi?

Menurut saya upaya yang harus di tempuh bagi organisasi untuk perkembangan Sumber Daya Manusia agar mencapai tingkat produktivitas kerja yang tinggi adalah dengan berhubungan dengan pengendalian sistem formal dalam organisasi, untuk menjamin penggunaan dan pengembangan bakat manusia secara efektif dan efisien guna mencari tujuan perusahaan. Peran strategis Manajemen Sumber Daya Manusia, antara lain sebagai penghubung peran, yaitu menghubungkan peran antara Sumber Daya Manusia dengan bisnis, memahami tujuan bisnis hendak kemana dan membantu mendukung pencarian kinerja bisnis, dan meningkatkan keterlibatan pada isu strategi perusahaan. Pihak lain sebagai customer yang harus dilayani kebutuhannya dengan cara memanfaatkan Human Resources Infirmation Syistem, pengukuran efektivits dan efisiensi Sumber Daya Manusia, dengan menggunakan peran yang fleksibel untuk mengurangi hambatan birokrasi pada perusahaan. Saya rasa perusahaan terus berkembang, pendidikan dan pelatihan bagi karyawan terus diberikan, bagaimanapun mereka adalah aset perusahaan, berkat mereka pula perusahaan dapat berkembang dan jika mereka berkembang maka perusahaan juga akan ikut berkembang bisa menikmati hasilnya.

TERIMA KASIH ATAS KUNJUNGAN SAUDARA

Judul: Pengembangan Organisasi dan Birokrasi
Ditulis oleh Mulyandaru Trianto
Rating Blog 5 dari 5

Semoga artikel ini bermanfaat bagi saudara. Jika ingin mengutip, baik itu sebagian atau keseluruhan dari isi artikel ini harap menyertakan link dofollow ke http://rayendar.blogspot.com/2015/04/pengembangan-organisasi-dan-birokrasi.html. Terima kasih sudah singgah membaca artikel ini.